In jedem Unternehmen gibt es immer wieder Meetings, die den Teilnehmern endlos erscheinen oder ohne erkennbaren Output zu Ende gehen. Damit eine Sitzung zur Zufriedenheit aller verläuft, reichen fünf Schritte, um die Versammlung effizienter zu gestalten. Dafür sollten vorab und währenddessen wichtige Dinge beachtet werden.
- In Unternehmen werden für eine Sitzung meist pauschal 60 Minuten veranschlagt. Wieso nicht einfach mal die Dauer des Meetingsbegrenzen und nur eine halbe Stunde Zeit einplanen? Durch diese zeitliche Begrenzung wird die Fokussierung auf das Wesentliche garantiert und die Sitzung effizient genutzt.
- Auf die Agenda gehört nur das Wichtigste. Nur eine Person sollte für die Themenplanung verantwortlich sein und lediglich relevante Punkte aufnehmen. Der meist letzte Agendapunkt „Sonstiges“ sollte ersatzlos gestrichen werden – schließlich ist die Zeit für das Meeting knapp kalkuliert. Wenn es Themen gibt, die nicht für alle Teilnehmer wichtig sind, sollten diese nach hinten geschoben werden. So können diejenigen die Sitzung verlassen, die nicht mehr betroffen sind und die Arbeitszeit sinnvoll nutzen. Die einzelnen Fragen der Sitzung sollten vorab für die Beteiligten einsehbar sein – so können sie entscheiden, ob sie dem Meeting überhaupt zusagen.
- Ein Meeting soll nicht gemütlich sein. Ein Konferenztisch mit Stühlen darf deshalb auch durch Stehpulte ausgetauscht werden. Die aufrechte Körperhaltung fördert Konzentration und Interaktion. Im Stehen sind die Teilnehmer wacher, dynamischer und engagierter und das Meeting somit produktiver. In den meisten Meetings möchten sich die Teilnehmer aber auch mal etwas notieren. Da das im Stehen schlecht geht, ist es sinnvoll, nicht komplett auf Mobiliar zu verzichten, sondern Stühle und Tische im Konferenzraum durch Stehpulte, wie die von joma.ch, zu ersetzen.
- Damit das Zusammentreffen geregelt abläuft, sollte es einen Moderator geben, der die geplanten Tagespunkte abarbeitet, Beschlüsse dokumentiert oder protokollieren lässt, auf die Einhaltung der Zeitvorgabe achtet und Beiträge koordiniert. Visualisierungen auf Flipchart oder Whiteboard helfen allen Teilnehmern. Der Moderator muss nicht immer eine Führungskraft sein. Er sollte stets darauf achten, dass nicht jeder Punkt bis ins kleinste Detail ausdiskutiert wird. Besser ist es, aus Effizienzgründen an einem bestimmten Punkt die Diskussion zu schließen. Weitere Details können die Betroffenen in einem anderen Rahmen besprechen.
- Oft finden Meetings regelmäßig statt. Jede Woche wird beispielsweise eine Gesprächsrunde einberufen, weil es schon immer so war und dieses Treffen im Terminkalender als Serie angelegt ist. Wichtig ist es jedoch, die Relevanz solcher Meetings immer wieder zu hinterfragen und wenn nötig einfach zu streichen. Wenn Sitzungen nur einberufen werden, wenn es wirklich etwas zu besprechen gibt, werden das alle Teilnehmer als Verbesserung empfinden, weil sie nicht unnötig aus ihrem Workflow gerissen werden.
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